Nieterminowe płatności kontrahentów to jeden z najczęstszych problemów, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy. Opóźnienia w regulowaniu faktur mogą prowadzić do utraty płynności finansowej, ograniczenia możliwości inwestycyjnych, a w skrajnych przypadkach nawet do poważnych problemów z dalszym prowadzeniem działalności. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm decyduje się na podjęcie działań windykacyjnych.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, kto powinien ponosić koszty związane z odzyskiwaniem należności. Czy za działania windykacyjne zawsze płaci wierzyciel? Czy możliwe jest przeniesienie części kosztów na nierzetelnego kontrahenta? Odpowiedzi na te pytania znajdują się w obowiązujących przepisach prawa.

Czym są koszty windykacji?

Koszty windykacji obejmują wydatki ponoszone w celu odzyskania należności od dłużnika. Mogą pojawić się zarówno na etapie polubownego dochodzenia zapłaty, jak i podczas postępowania sądowego czy egzekucyjnego. W praktyce zaliczają się do nich między innymi koszty przygotowania wezwań do zapłaty, obsługi prawnej, działań firmy windykacyjnej, opłat sądowych czy kosztów postępowania komorniczego.

Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca zawsze musi pokrywać je z własnej kieszeni. W relacjach pomiędzy przedsiębiorcami obowiązują przepisy, które mają chronić wierzycieli przed skutkami przewlekłego oczekiwania na zapłatę.

Kto ponosi koszty windykacji?

Co do zasady, przedsiębiorca podejmujący działania windykacyjne ponosi koszty ich rozpoczęcia. Nie oznacza to jednak, że ostatecznie pozostaną one po jego stronie.

Jeżeli kontrahent nie zapłacił faktury w terminie, a transakcja podlega przepisom ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, wierzyciel nabywa określone uprawnienia. Oprócz odsetek ustawowych za opóźnienie może domagać się także rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Uprawnienie to powstaje z mocy prawa – nie wymaga wcześniejszego wezwania ani zawierania dodatkowych postanowień w umowie.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Aktualne przepisy przewidują trzy wysokości rekompensaty, uzależnione od wartości świadczenia pieniężnego:

• równowartość 40 euro – gdy należność nie przekracza 5 000 zł,
• równowartość 70 euro – gdy wartość świadczenia wynosi więcej niż 5 000 zł, ale mniej niż 50 000 zł,
• równowartość 100 euro – gdy należność jest równa lub wyższa niż 50 000 zł.

Kwoty te ustalane są według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym należność stała się wymagalna. Jeżeli rzeczywiste koszty odzyskiwania długu okażą się wyższe od ustawowej rekompensaty, wierzyciel może dochodzić również ich zwrotu, pod warunkiem, że były uzasadnione i odpowiednio udokumentowane.

Czy rekompensata przysługuje zawsze?

Nie każda zaległa płatność automatycznie oznacza możliwość naliczenia rekompensaty. Przepisy ustawy mają zastosowanie przede wszystkim do transakcji handlowych zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami oraz innymi podmiotami wskazanymi w ustawie.

Warunkiem powstania uprawnienia jest przede wszystkim to, że wierzyciel prawidłowo wykonał swoje zobowiązanie, a kontrahent nie zapłacił należności w terminie. W takim przypadku przedsiębiorca nabywa prawo zarówno do odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, jak i do ustawowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.

A co z kosztami postępowania sądowego i komorniczego?

Jeżeli działania polubowne okażą się nieskuteczne, wierzyciel może skierować sprawę na drogę sądową. Wówczas pojawiają się kolejne koszty, takie jak opłata od pozwu, koszty zastępstwa procesowego czy – w przypadku egzekucji – koszty komornicze.

O tym, kto ostatecznie poniesie wydatki związane z postępowaniem sądowym, decyduje sąd w wydanym orzeczeniu, stosując zasadę odpowiedzialności za wynik sprawy. W praktyce oznacza to, że strona przegrywająca proces najczęściej zostaje zobowiązana do zwrotu kosztów poniesionych przez przeciwnika procesowego, zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.

Dlaczego szybka reakcja ma znaczenie?

Wielu przedsiębiorców zwleka z rozpoczęciem windykacji, licząc na dobrowolną zapłatę ze strony kontrahenta. Tymczasem zbyt długie oczekiwanie może pogłębiać problemy z płynnością finansową firmy i utrudniać odzyskanie należności.

Im wcześniej zostaną podjęte odpowiednie działania, tym większa szansa na polubowne zakończenie sprawy i uniknięcie kosztownego postępowania sądowego. W wielu przypadkach już profesjonalnie przygotowane wezwanie do zapłaty lub wsparcie specjalistów pozwala skutecznie zmotywować dłużnika do uregulowania zobowiązania.

Jak Credit Hub może pomóc przedsiębiorcom?

Problemy z nieterminowymi płatnościami często wpływają nie tylko na bieżące funkcjonowanie firmy, ale również na jej zdolność do regulowania własnych zobowiązań. Jeżeli zaległości kontrahentów zaczynają odbijać się na kondycji finansowej przedsiębiorstwa, warto jak najszybciej przeanalizować dostępne możliwości działania.

Eksperci Credit Hub pomagają przedsiębiorcom ocenić sytuację finansową firmy, uporządkować zobowiązania oraz dobrać rozwiązania wspierające utrzymanie płynności. W zależności od potrzeb może to obejmować restrukturyzację zadłużenia, konsolidację zobowiązań lub dobór odpowiedniego finansowania.

Koszty windykacji nie zawsze muszą obciążać przedsiębiorcę dochodzącego swoich należności. Obowiązujące przepisy przyznają wierzycielom szereg uprawnień, w tym prawo do odsetek ustawowych za opóźnienie oraz ustawowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. W określonych przypadkach możliwe jest również dochodzenie zwrotu rzeczywiście poniesionych wydatków przekraczających wysokość tej rekompensaty.

Jeżeli problemy z odzyskiwaniem należności zaczynają wpływać na kondycję finansową Twojej firmy, nie warto zwlekać z podjęciem działań. Odpowiednio dobrana strategia finansowa może pomóc odzyskać płynność i zapewnić przedsiębiorstwu większe bezpieczeństwo.